Rekisterinpitäjä
Nimi: Pakolaisneuvonta ry
Osoite: Pasilanraitio 9 B, 00240 Helsinki
Puh. 09 2313 9300
Sähköposti: pan@pakolaisneuvonta.fi
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot
Talous- ja hallintopäällikkö Bicca Olin
Ota yhteyttä rekisteriin liittyvissä kysymyksissä sähköpostitse pan@pakolaisneuvonta.fi tai soittamalla 09 2313 9300 (arkisin klo 10-15).
Rekisterin nimi
Pakolaisneuvonta ry:n tukijarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Pakolaisneuvonta ry:n tukijarekisterin ylläpitäminen. Rekisterissä oleviin voidaan olla yhteydessä tukijasuhteen hoitamisen ja kehittämisen vuoksi. Rekisterissä oleville voidaan lähettää tietoa Pakolaisneuvonnan toiminnasta, kampanjoista ja tukemisen mahdollisuuksista.
Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.
Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterissä käsitellään Pakolaisneuvonta ry:n tukijoiden tietoja. Henkilötiedot saadaan tukijasuhteen syntyessä ja tukijasuhteen aikana tukijan rekisterinpitäjälle antamista tiedoista.
Tukijasuhde syntyy, kun tukija antaa tietonsa joko tehdessään lahjoituksen Pakolaisneuvonnalle, tilatessaan Pakolaisneuvonnan uutiskirjeen, osallistuessaan toimintaan Pakolaisneuvonnan verkkosivuilla tai tapahtumissa tai liittyessään Pakolaisneuvonnan kannatusjäseneksi.
Pakolaisneuvonta ry säilyttää vain tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Tiedot, joiden käsittelylle ei ole enää oikeusperustetta, anonymisoidaan tai poistetaan asianmukaisesti.
Rekisterin tietosisältö – lahjoituksen tehneet
Tukijalta voidaan lahjoituksen tekemisen yhteydessä tai sen jälkeen kerätä seuraavia tietoja: nimitiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, asiointikieli. Rekisteriin voidaan myöhemmin tallentaa myös seuraavia tietoja: tukijanumero, laskutustiedot, maksuhistoria, profilointi- ja kiinnostustiedot, yhteydenottotiedot, luvat ja suostumukset, suoramarkkinointivalinnat, rekisteröidylle kohdistettu viestintä ja siihen liittyvät toiminta.
Rekisterin tietosisältö – uutiskirjeen tilaajat ja muuhun toimintaan osallistuneet
Uutiskirjeen tilaamisen tai muuhun toimintaan osallistumisen (esimerkiksi vetoomuksen allekirjoittamisen) yhteydessä tukijalta voidaan kerätä seuraavia tietoja: sähköpostiosoite, etunimi, sukunimi ja puhelinnumero. Rekisteriin voidaan myöhemmin tallentaa seuraavia tietoja: tukijanumero, asiointikieli, profilointi- ja kiinnostustiedot, yhteydenottotiedot, luvat ja suostumukset, suoramarkkinointivalinnat, rekisteröidylle kohdistettu viestintä ja siihen liittyvä toiminta.
Uutiskirjepalvelu MailChimpiin viedään ainoastaan rekisteröidyn nimi ja sähköpostiosoite. Uutiskirjeen lukemisen yhteydessä rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja: IP-osoite, lukemisen päivä ja kellonaika, laite, selain tai sähköpostipalvelin ja analytiikkatiedot.
Tarkempia tietoja siitä, mitä tietoja uutiskirjepalvelu kerää ja miksi, löydät täältä:
MailChimp Privacy Policy (englanniksi) – https://mailchimp.com/legal/privacy/
MailChimp evästekäytänteet (englanniksi) – https://mailchimp.com/legal/cookies/
Rekisterin tietosisältö – kannatusjäsenet
Tukijalta voidaan kannatusjäseneksi liittymisen yhteydessä tai sen jälkeen kerätä seuraavia tietoja: nimitiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, asiointikieli. Rekisteriin voidaan myöhemmin tallentaa myös seuraavia tietoja: tukijanumero, laskutustiedot, maksuhistoria, profilointi- ja kiinnostustiedot, yhteydenottotiedot, luvat ja suostumukset, suoramarkkinointivalinnat, rekisteröidylle kohdistettu viestintä ja siihen liittyvät toiminta.
Henkilötietojen käsittelijät
Tukijarekisteriä käsitellään ehdottoman luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Pakolaisneuvonnassa tietoja käsittelevät vain ne Pakolaisneuvonnan työntekijät tai Pakolaisneuvonnan toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Pääsy tietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla.
Tietyissä tapauksissa kolmannet osapuolet saattavat käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi markkinointitarkoituksissa. Näillä kolmansilla osapuolilla ei ole lupaa käyttää tietoa omiin tarkoituksiinsa tai antaa niitä eteenpäin, vaan he käsittelevät niitä ainoastaan Pakolaisneuvonnan määrittelemiin tarkoituksiin.
Uutiskirjeen tilaajien tietoja (nimi ja sähköpostiosoite) säilytetään MailChimp-palvelussa, jonka omistaa ja jota hallinnoi The Rocket Science Group.
Lahjoittajien tekemien maksujen käsittelyssä käytetään palveluntarjoajia. Silloin, kun palveluntarjoaja käsittelee lahjoittajien henkilötietoja Pakolaisneuvonnan puolesta, on palveluntarjoajan kanssa tehty asianmukainen tietojenkäsittelysopimus. Niissä tapauksissa, joissa lahjoittajan henkilötietoja ei välitetä Pakolaisneuvonnalle, palveluntarjoaja informoi asiakkaitaan omista tietosuojakäytännöistään itsenäisesti.
Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytettävät suojatoimet
Rekisteröidyn henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Osa käyttämiemme kolmansien osapuolten palvelimista saattaa kuitenkin sijaita EU-alueen ulkopuolella.
Uutiskirjeviestinnässä käytämme MailChimp -sähköpostipalvelua, joka voi siirtää tietoja Yhdysvaltoihin tai muihin maihin, jossa se käsittelee tietoja. Henkilötietojen siirtämisessä EU:n ja Yhdysvaltain välillä noudatetaan EU:n ja Yhdysvaltain välistä tietosuojaviitekehystä (EU-U.S. Privacy Shield Framework). MailChimp -palveluun ei tallenneta mitään muita tietoja kuin on uutiskirjeen lähettämiseksi tarpeen.
MailChimp-palvelun tietosuojakäytäntöihin voit perehtyä täällä: https://mailchimp.com/about/security/ ja uutiskirjeen tilaajien tietojen käsittelyyn täällä: https://mailchimp.com/legal/privacy/#3._Privacy_for_Contacts
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen jonkin tässä mainitun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi. Noudatamme kirjanpito- ja muun lainsäädännön edellyttämää säilytysaikaa. Kun käsittelyn oikeusperustetta ei enää ole, henkilötieto joko anonymisoidaan tai poistetaan rekisteristä.
Rekisteröidyn oikeudet
Tukijoilla on oikeus tarkastaa tietonsa ja muuttaa niitä. Tiedot voi tarkastaa ja puutteelliset tai virheelliset tiedot korjata ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa kieltää Pakolaisneuvonta ry:ltä hänen tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä meille sähköpostitse tai käyttämällä markkinointi- ja uutiskirjeviestien yhteydessä tarjottavaa peruutusmahdollisuutta.
Tukijalla on oikeus myös pyytää meitä poistamaan rekisteristämme tiedot, joiden käsittely ei hänen näkemyksensä mukaan ole tarpeen. Käsittelemme pyynnön asianmukaisesti. Tämän jälkeen joko poistamme tiedot ilman aiheetonta viivytystä tai ilmoitamme tukijalle perustellun syyn sille, että tietoja ei voi poistaa. Huomioithan, että henkilötietojen poistaminen rekisteristä ei estä suoramarkkinointia tulevaisuudessa. Mikäli tietosi poistetaan tukijarekisteristämme, poistuu myös tieto mahdollisesta suoramarkkinointikiellosta. Tässä tapauksessa on mahdollista, että hankimme tietosi julkisista lähteistä ja lähestymme sinua uudelleen tulevien kampanjoiden yhteydessä.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaan jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Muut ehdot
Päivitämme tietosuojaselosteitamme tarvittaessa. Muutokset voivat perustua toimintatapojemme kehittämiseen tai lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteemme sisältöön tällä verkkosivulla säännöllisin väliajoin.
