Rekisterinpitäjä
Pakolaisneuvonta ry (jäljempänä Pakolaisneuvonta)
Y-tunnus: 0797578-3
Pasilanraitio 9 B, 00240 Helsinki
puh. 09 2313 9300
pan@pakolaisneuvonta.fi
Tietosuojavastaava ja yhteystiedot
Talous- ja hallintopäällikkö Bicca Olin
Ota yhteyttä rekisteriin liittyvissä kysymyksissä sähköpostitse
pan@pakolaisneuvonta.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme ja käytämme asiakkaiden antamia ja heidän valtakirjallaan hankittuja tietoja vain toimeksiantojen hoitamiseen. Käsittelyn perustana on asiakkaan ja Pakolaisneuvonnan välinen toimeksiantosopimus.
Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja hoitaaksemme lakiin ja viranomaismääräyksiin perustuvat velvollisuudet.
Tietolähteet
Asiakkaaseen liittyvät tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tapaamisissa, puhelimitse, sähköpostitse tai asiakkaan valtakirjalla esimerkiksi viranomaisilta.
Kerättävät tiedot
Asiakkaista kerättävät tiedot sisältävät seuraavia henkilötietoja: henkilön nimi, yhteystiedot, henkilötunnus/UMA-numero, asiakasnumero, kieli, muut asiakkaalta saadut lisätiedot, toimeksiantojen hoitamiseen liittyvät dokumentit, mm. eri viranomaispäätökset.
Henkilötietojen käsittelijät
Käytämme luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT-järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä ja palveluiden tuottamisessa. Nämä asiantuntijat käsittelevät henkilötietoja Pakolaisneuvonnan toimeksiannosta. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Emme luovuta asiakastietoja Pakolaisneuvonnan tai Pakolaisneuvonnan palveluiden tuottamiseen osallistuvien osapuolten ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
Noudatamme henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita, huomioiden muun muassa kirjanpitolainsäädännön. Sopimussuhteen päättyessä tietojen säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen sekä olemassa olevan lainsäädänön mukaisesti.
Asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla on oikeus henkilötietoihin, joita Pakolaisneuvonta käsittelee. Asiakas voi tehdä tietosuojapyynnön itse kirjallisesti tai antamalla toiselle henkilölle valtakirjan tai käymällä tunnistautumassa toimistolla henkilökohtaisesti. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa, kuitenkin enintään kuukauden kuluessa.
Asiakkaalla on oikeus saada jäljennös Pakolaisneuvonnalla olevista henkilötiedoistaan ja pyytää oikaisemaan epätarkat tai virheelliset tiedot. Asiakkaalla on myös oikeus pyytää Pakolaisneuvontaa poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti. Osaa tiedoista ei voida poistaa ennen kuin käyttötarkoituksen ja lainsäädäntöön perustuvien velvotteiden mukaisen säilytysajan kuluttua.
Asiakkaalla on oikeus saada tiedot joko sähköisesti tai tulosteina voidakseen siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän on sitä mieltä, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti.
Tietojen suojaamisen periaatteet
Varmistamme asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuuden ja käytettävyyden tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein Pakolaisneuvonnan tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.
Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja niitä käsittelee ainoastaan henkilöt, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Kaikilla tietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Koulutamme kaikki asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme palvelujamme sekä yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjämme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Myös lain ja sen tulkinnan muutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita.
Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy aina verkkosivultamme.
